ZÁSADY VEDENÍ DOKUMENTACE ARCHIVU SČHAK (2012)
1. Archiválie jsou vhodným způsobem systematicky řazeny a ukládány v určených prostorách. Jejich souhrn tvoří tzv. archivní fond.
2. Soupis archivní dokumentace (tzv. archivní pomůcka) zahrnuje název a specifikaci archiválie a přesné místo jejího umístění. Archivní pomůcka obsahuje rovněž názvy a odkazy na důležité materiály obsažené a příslušných archivních publikacích.
3. Archivní pomůcka je vedena v programu excel, v němž jsou na samostatných listech přehledně zpracovány:
a) Periodika
b) Knižní publikace
c) Dokumenty SČHAK
d) Odborné články
e) Pomůcky SČHAK
4. Program je vybaven filtry, které umožňují vyhledávat jednotlivé skupiny archiválií (např. všechny časopisy KaH, všechny dokumenty z roku 2008, všechny pomůcky od jednoho autora apod.).
5. Program umožňuje abecední řazení archiválií a jejich průběžné doplňování.
6. Periodika jsou řazena v těchto sloupcích:
Titul – název periodika bez dalších údajů
Ročník nebo číslo periodika
Rok vydání periodika
Místo – úložiště příslušného periodika (většinou NOVUM)
Lokace – bližší údaje o umístění periodika, např. skříň (S), police (P). Podle konkrétních podmínek může být lokace ještě více upřesněna, např. S1/3 – skříň 1, police 3.
Poznámka – doplňující údaje, např. počet výtisků, hlavní náplň publikace apod.
Výpůjčka – jméno osoby, která má archiválii vypůjčenou
7. Knižní publikace jsou řazeny v těchto sloupcích:
Titul včetně vydavatele
Autor – podle příjmení
Rok vydání
Charakteristika publikace
Místo – úložiště příslušného periodika (většinou redakce KaH)
Lokace – bližší údaje o umístění periodika, např. skříň (S), police (P). Podle konkrétních podmínek může být lokace ještě více upřesněna, např. S1/3 – skříň 1, police 3.
Poznámka – doplňující údaje, např. počet výtisků, hlavní náplň publikace apod.
Výpůjčka – jméno osoby, která má archiválii vypůjčenou
8. Dokumenty SČHAK jsou oficiální schválené a závazné materiály SČHAK a jeho odborných orgánů. Jsou řazeny v těchto sloupcích:
Dokument – název
Rok – rok vydání nebo aktualizace dokumentu
Publikace – název publikace, ve které byl dokument zveřejněn
Poznámka – doplňující údaje
9. Odborné a propagační články jsou speciální nebo souhrnná pojednání odborného a populárně naučného charakteru, zpracovávající tematické okruhy z hádankářské a křížovkářské oblasti. Některé články mohou mít charakter pomůcek; v tom případě je možné je uvádět v obou kategoriích. Články jsou řazeny v těchto sloupcích:
Název článku
Autor článku
Rok publikace
Publikace – její název
Poznámka – doplňující údaje
10. Pomůcky SČHAK jsou řazeny v těchto sloupcích:
Pomůcka – název příslušného materiálu
Autor – podle příjmení
Publikace – název publikace, kde byla pomůcka zveřejněna
Specifikace – číslo a strana příslušné publikace
Poznámka – doplňující údaje
11. Údaje o periodikách a knižních publikacích se doplňují jednou za rok, údaje o dokumentech a pomůckách se doplňují průběžně.
12. Aktuální archivní pomůcka je uložena v elektronické formě u správce archivu, v centrálním úložišti dat (redakce) a na webových stránkách SČHAK.